Le télétravail est devenu une norme incontournable ces dernières années. Pour garantir le succès de cette transition vers un environnement de travail à distance, la mise en place d'une politique de télétravail claire et efficace est cruciale. Cet article explore en détail les éléments essentiels à considérer lors de l'élaboration d'une politique de télétravail, offrant ainsi un guide complet pour les entreprises cherchant à optimiser leurs pratiques de travail à distance. Que vous soyez une start-up en pleine croissance ou une entreprise établie, découvrez les meilleures pratiques, les conseils stratégiques, et les points clés pour assurer une mise en œuvre réussie de la politique de télétravail au sein de votre organisation.

Qu'est-ce qu'une politique de travail à distance ?

Une politique de travail à distance, également connue sous le nom de politique de télétravail, définit les lignes directrices, les procédures et les attentes relatives à la réalisation des tâches professionnelles en dehors des locaux traditionnels de l'entreprise. Avec l'évolution rapide des technologies de communication, le travail à distance est devenu une pratique de plus en plus répandue, offrant une flexibilité accrue aux employés et permettant aux entreprises de rester compétitives dans un monde en constante mutation.

Cette politique établit généralement les conditions dans lesquelles les employés peuvent travailler à distance, que ce soit de manière permanente, temporaire ou selon un modèle hybride. Elle aborde des aspects tels que les horaires de travail, les outils et les technologies à utiliser, les attentes en termes de communication, et les responsabilités de l'employé envers ses tâches professionnelles.

Une politique de travail à distance bien élaborée vise à équilibrer la flexibilité offerte par le télétravail avec les besoins opérationnels et les objectifs de l'entreprise. Elle peut également couvrir des questions telles que la sécurité des données, l'accès aux ressources de l'entreprise à distance, et les modalités de suivi de la performance des employés travaillant en dehors du bureau.

L'élaboration d'une politique de travail à distance efficace nécessite une compréhension approfondie des besoins spécifiques de l'entreprise, des attentes des employés et des exigences légales éventuelles. Une communication claire et une formation appropriée sur les pratiques du travail à distance sont souvent intégrées dans cette politique pour garantir une mise en œuvre réussie et une expérience positive pour toutes les parties concernées.

Une politique de télétravail doit comporter des modalités de travail flexibles

De plus en plus de personnes voient l’intérêt des modalités de travail flexibles. Le travail flexible permet aux employés d'avoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et de donner la priorité à leur vie familiale et personnelle plutôt qu'à leur vie professionnelle. Avec la demande croissante de travail flexible, les employés et les employeurs sont impatients et intéressés à trouver des solutions pratiques à la demande de travail flexible.

Il existe plusieurs types d'options de travail flexibles que vous pouvez inclure dans votre contrat de travail à distance. Certaines options incluent :

Travail à distance

Le choix le plus évident en matière d'accords de travail flexibles est de permettre à vos employés de travailler à distance, le cas échéant. Cependant, cette option ne convient pas à tous les types d’emploi et de nombreuses entreprises hésitent à s’engager dans des scénarios de travail à distance à temps plein.

Semaines de travail condensées

Avec des semaines de travail condensées, vous permettrez à vos employés de travailler moins de jours tout en travaillant la semaine de travail standard de 35 heures. Par exemple, certains employeurs autorisent leurs employés à travailler 7 heures par jour, 5 jours par semaine.

Horaires flexibles

Un temps particulier permet aux employés de choisir quand leur journée de travail commence et se termine. Ils peuvent également modifier le nombre d’heures qu’ils travaillent par semaine à condition de respecter leurs horaires standard dans un délai précis.

Partage d'emploi

Le partage d'emploi signifie que deux employés partagent la tâche d'un même emploi. Chaque employé travaillerait à temps partiel pour s'assurer que les tâches et responsabilités de son travail sont assumées. Les employés répartissent généralement leurs responsabilités de manière égale en fonction de leurs compétences et de leurs besoins. Cela permet à l'employeur d'offrir des postes à temps plein aux employés qui nécessitent des postes à temps partiel.

Travail à temps partiel

Le travail à temps partiel est l’option de travail flexible traditionnelle. Les salariés à temps partiel travaillent moins d'heures que la semaine standard de 35 heures. Ceci est bénéfique pour les étudiants, les nouveaux parents et les travailleurs seniors. Cependant, tous les employeurs ne peuvent pas proposer des options à temps partiel.

Quelle que soit l’option flexible dans laquelle vous choisissez de vous engager, vous devez l’inclure dans le contrat de votre salarié et définir clairement vos attentes. Par exemple, si vous visez un horaire de travail flexible, votre contrat doit indiquer combien d'heures seront travaillées et dans quels délais.

Que doit comprendre une politique de travail à distance ?

La première politique à prioriser dans votre politique de travail à distance concerne les objectifs commerciaux et l’étendue de l’emploi, ou les conditions d’emploi. Fondamentalement, cela signifie que vous devez clairement décrire toutes les responsabilités et activités auxquelles votre employé est censé participer. L'étendue de l'emploi devra peut-être être mise à jour régulièrement pour inclure de nouveaux projets et délais.

Objectifs professionnels et étendue de l'emploi

La première politique à prioriser dans votre accord de travail à distance concerne les objectifs commerciaux et l’étendue de l’emploi, ou les conditions d’emploi. Fondamentalement, cela signifie que vous devez clairement décrire toutes les responsabilités et activités auxquelles votre employé est censé participer. L'étendue de l'emploi devra peut-être être mise à jour régulièrement pour inclure de nouveaux projets et délais.

La portée de l'emploi ou de l'objectif commercial doit inclure un résumé de chaque tâche et projet, les étapes à suivre pour réaliser ces tâches et projets, ainsi que la date limite pour les réaliser. Vous souhaiterez peut-être également inclure le budget du projet ou de la tâche et le résultat attendu.

Le champ d'application standard de la politique de l'entreprise devrait ressembler à ceci :

• L'embauche d'un employé virtuel vous permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent.
• L'employé virtuel travaille comme une extension de l'équipe de votre bureau local.
• Pas de frais de recrutement, d'embauche et de formation.
• Pas d'infrastructure, d'ordinateur, de connexion haut débit, de logiciel ou de matériel.
• Exigences
• Énoncé du champ d'application
• Déclaration de répartition du travail
• Dictionnaire WBS
• Responsabilités
• Livrables
• Frais accessoires

Employés et postes éligibles

Une autre politique importante à inclure dans votre accord de travail à distance concerne les employés et les postes éligibles au travail à domicile. Malheureusement, même si certains employés souhaitent travailler à distance, ils ne pourront peut-être pas le faire.

Les postes courants qui ne peuvent pas travailler en dehors de leur bureau habituel comprennent :

• Travailleurs de conciergerie
• Employés du commerce de détail
• Travailleurs de l'hôtellerie
• Employés des services de soins personnels
• Travailleurs des services alimentaires
• Travailleurs des transports

Cependant, certains employeurs peuvent ne pas vouloir que certains employés travaillent à distance, même si leur travail peut être effectué hors site, notamment ceux travaillant dans les ressources humaines. C'est pourquoi il est important de définir des attentes claires quant aux employés avec lesquels vous êtes prêt à travailler hors site et à ceux que vous préféreriez travailler en interne.

Attentes en matière de performances

Bien entendu, les attentes en matière de performances doivent être précisées dans votre politique de travail à distance. Puisque vos employés travailleront à distance, ils doivent comprendre les attentes exactes que vous avez à leur égard. Sans attentes claires, ils peuvent se retrouver confus, prendre du retard dans leur travail ou essayer d’accomplir des tâches qui ne relèvent pas de leurs responsabilités.

Établissez des attentes claires concernant l’employé et son travail, notamment :

• Objectifs
• Valeurs
• Résultats
• Exigences

Assurez-vous de définir des attentes claires concernant les heures de travail et les responsabilités.

Considération des risques juridiques (prise en compte des lois fiscales)

Votre politique de travail à distance doit clairement décrire les considérations liées aux risques juridiques, y compris les réglementations en matière d'emploi et fiscales. Cela est particulièrement vrai si vous envisagez d’embaucher des travailleurs à distance à l’étranger, car les lois étrangères en matière d’emploi et fiscales peuvent différer des lois locales. Cependant, quel que soit l'endroit où vous recrutez vos travailleurs à distance, la définition des risques juridiques est un élément à ne pas négliger.

Les travailleurs à distance devraient être tout aussi protégés par la loi que les travailleurs en interne, mais le travail à distance peut poser des défis uniques en matière de conformité de votre entreprise. Vous devrez vous assurer qu'il existe un moyen de suivre les heures de travail de vos travailleurs à distance, surtout si vos travailleurs décident de faire des heures supplémentaires. De plus, vous devez vous assurer que leurs impôts sont retenus et remis à l’administration fiscale.

En veillant à ce que votre police couvre ces considérations de risque juridique, vous contribuerez à maintenir votre entreprise en conformité et à l’abri des ennuis.

Disponibilité de l'équipement et des fournitures de bureau

Étant donné que vos travailleurs à distance ne travailleront pas en interne, il est important de s'assurer qu'ils disposent d'un équipement et de fournitures de bureau adéquats. Vous devez également décider qui fournira ces fournitures : sera-ce vous ou votre employé ? Si vous choisissez de fournir du matériel supplémentaire à vos employés, vous devrez préciser quel matériel vous leur fournirez ainsi que les modalités d'utilisation.

Par exemple, si vous fournissez un ordinateur portable à votre employé distant, vous devez préciser que l'ordinateur portable n'est utilisé qu'à des fins professionnelles et non à des fins récréatives. De plus, si votre employé démissionne ou est licencié, vous devez vous assurer que votre contrat couvre le fait que l'employé doit vous restituer l'équipement.

Définir les avantages de rémunération

Un autre domaine à couvrir dans votre politique de travail à distance est la rémunération et les avantages sociaux. En général, vos travailleurs à distance doivent être traités aussi bien que vos employés en interne. Cependant, ce n’est pas si noir ou blanc. Différents postes reçoivent une rémunération différente et les travailleurs à temps partiel ne bénéficient pas toujours d'avantages sociaux comme leurs homologues à temps plein. Cependant, si vos travailleurs à distance travaillent à temps plein, ils ont droit à des avantages sociaux et à un salaire à temps plein.

Il est important de décrire la rémunération et les avantages sociaux dans votre contrat à distance. Vous devrez également tenir compte des lois du travail du lieu où sont basés vos travailleurs à distance. Il existe des salaires minimum et des avantages sociaux différents d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre, alors soyez très attentif aux lois dans lesquelles vous embauchez vos employés.

Accord de sécurité et de confidentialité

La sécurité et la confidentialité doivent être une priorité absolue pour votre entreprise. Lorsqu'il s'agit de travail à distance, il peut être difficile de déterminer si vos travailleurs à distance répondent à ces attentes. Il est important de définir toutes les attentes en matière de sécurité et de confidentialité dans votre politique de travail à distance.

Incluez un accord de non-divulgation et ce que vous attendez d’eux qu’ils gardent pour eux. Vous ne voudrez pas risquer que vos employés distants divulguent des informations secrètes sur votre entreprise ou sur les produits que vous avez l'intention de lancer à l'avenir.

Définir clairement la cessation d’emploi

Un dernier point à préciser dans votre politique de travail à distance est le licenciement des employés. Vous voudrez noter ce qui peut conduire à un licenciement. Par exemple, un employé peut être licencié s'il rompt l'accord de sécurité et de confidentialité, s'il ne termine pas son travail dans le délai convenu, s'il ne consacre pas les heures de travail requises chaque semaine, etc.

Définissez clairement ces termes. Si vous ne le faites pas et licenciez ensuite un employé, votre employé peut intenter une action en justice. Évitez les complications juridiques et assurez-vous de définir clairement les scénarios de résiliation dans votre contrat.

Comment mesurer la productivité des travailleurs à distance

Garder une trace de vos travailleurs en interne peut être déjà assez difficile, mais suivre vos travailleurs à distance et leurs performances peut être encore plus gênant. Il existe cependant quelques conseils pour faciliter le suivi et la mesure de la productivité de vos travailleurs à distance.

Initier et valoriser le feedback interne

Les commentaires sont essentiels au succès de toute entreprise. Le feedback interne est encore plus important : il s'agit du feedback qui circule dans toute l'entreprise et peut inclure les commentaires des clients, les commentaires des employés et les évaluations des performances des employés. Ce qui est le plus précieux dans les commentaires internes, c'est ce que les employés ont à dire sur la façon dont l'entreprise peut s'améliorer et ce qu'elle peut faire pour garder ses employés heureux. Après tout, des employés heureux sont essentiels au succès d’une entreprise.

Définir les KPI (Key Performance Indicators)

Les chiffres sont importants. Quel que soit l'endroit où travaillent vos employés, vous devez prêter attention aux indicateurs de performance clés (KPI), surtout s'ils travaillent dans des sites distants. Les KPI vous aideront à mesurer et à comparer des informations précieuses, telles que les performances et l'efficacité d'une entreprise dans ses objectifs. La définition de KPI vous permettra de fixer des objectifs pour vos employés, de créer des stratégies pour que ces employés atteignent leurs objectifs et de suivre leurs performances en cours de route.

En bref, les KPI vous permettent de déterminer si vos collaborateurs et votre entreprise atteignent leurs objectifs.

Obtenir de l'aide pour les outils

Si vous autorisez vos employés à travailler à distance ou si vous embauchez de nouveaux travailleurs à distance, vous devez vous assurer que vos employés disposent des bons outils pour travailler. Qu'il s'agisse d'équipements physiques comme des ordinateurs, des ordinateurs portables, des imprimantes ou des logiciels comme les suites Adobe ou Microsoft, il est essentiel que vous fournissiez à vos employés ce dont ils ont besoin pour travailler confortablement à domicile. Parfois, vos employés n'ont pas accès au matériel ou aux logiciels appropriés et peuvent dépenser leur propre argent pour sécuriser ces éléments. Si cela se produit, vous souhaiterez leur proposer un programme de remboursement des outils pour se faire rembourser les outils et l'équipement qu'ils ont dû couvrir de leur poche.

Vous pouvez également envisager de les aider à payer leur accès à Internet, qui est un outil essentiel pour travailler à distance.

Choisissez la méthode la plus claire pour communiquer vos objectifs

Communiquer efficacement avec vos travailleurs à distance n'est pas toujours la plus simple. Tenir vos employés informés peut être difficile avec autant de travailleurs répartis sur différents sites. Heureusement, il existe de nombreux moyens efficaces de communiquer et de gérer vos équipes à distance qui permettent à vos employés de vous contacter en cas de difficulté technique ou lorsque vous avez besoin de tenir vos employés informés.

Il existe par exemple des outils de communication qui vous permettent de communiquer simultanément avec tous vos collaborateurs. Certains peuvent exiger la présence de vos employés, comme Zoom. D'autres, vous pouvez créer un groupe et laisser des messages et des mises à jour dans la discussion de groupe. Des programmes comme Slack sont parfaits pour communiquer avec tous les membres de l'équipe.

Vous pouvez également télécharger des applications de productivité pour attribuer et déléguer des tâches et garder vos employés engagés et informés de toutes les exigences du projet. Slack peut être utilisé à cette fin, mais il existe également des programmes comme Trello, Google Docs et Asana.

Suivre fréquemment le temps et la productivité

Vous devez suivre les heures travaillées et la quantité de travail effectué par vos employés distants. Même si cela peut sembler difficile, ce n’est pas obligatoire. Vous pouvez facilement suivre le temps et les niveaux de productivité de vos employés grâce à certains logiciels et applications, notamment :

• Time doctor
• DeskTime
• Hubstaff
• Toggl Track
• Etc.

Talent Virtuel, leader du travail à distance en Afrique

Même si le travail à distance vous donne la possibilité d'embaucher partout dans le monde, trouver la bonne personne pour votre équipe peut être difficile. Il est crucial de définir clairement les compétences nécessaires et d'établir des processus de recrutement efficaces pour garantir de trouver les meilleurs talents à distance.

C'est dans ce contexte qu'intervient Talent Virtuel. En tant que entreprise de portage salarial en Afrique francophone, nous vous aidons à trouver et à embaucher, gérer et retenir les meilleurs talents à distance en Afrique. Nous avons une politique de télétravail efficace et profitable à nos clients. Nous vous proposerons une liste pré-sélectionnée des meilleurs talents, notamment des spécialistes du marketing digital, des développeurs, des graphistes, des assistants virtuels, des moteurs vidéo, des webdesigners des rédacteurs. Nous fournissons aussi des prestations par projet, des prestations de designs illimités par abonnement, des prestations en automatisation de processus métiers ainsi des prestations ChatGpt. Tout ce que vous avez à faire est de choisir votre candidat idéal et nous nous occuperons du reste du processus de recrutement.

Merci pour la lecture